Scalanie zdublowanych kontaktów

Dwa kontakty z tym samym adresem e-mail zwykle oznaczają tę samą osobę wpisaną do bazy dwa razy - np. raz ręcznie, raz przez import albo synchronizację z inną aplikacją. Scalanie łączy je w jeden kontakt, zachowując całą historię obu.

Jak połączyć kontakty

1. W widoku Tabela listy kontaktów zaznacz checkboxami co najmniej dwa kontakty do połączenia (najłatwiej znajdziesz je po czerwonej plakietce z liczbą duplikatów na karcie kontaktu albo przez filtr po dokładnym e-mailu na liście).
2. W menu akcji grupowych wybierz Połącz kontakty.
3. W oknie, które się otworzy, wybierz kontakt główny - to on zostanie po scaleniu, pozostałe znikną z listy.
4. Zostaw zaznaczoną opcję Bezpiecznie, chyba że wiesz, co robisz (patrz niżej), i zatwierdź przyciskiem Zapisz.

Co dzieje się po scaleniu

• Puste pola kontaktu głównego (imię, nazwisko, telefon, stanowisko, adres i inne) uzupełniają się danymi z wchłanianych kontaktów - pola już wypełnione u głównego kontaktu zostają bez zmian.
• Notatka i opis nie nadpisują się, tylko doklejają się pod spodem, żeby nic nie zginęło.
• Cała historia wchłanianych kontaktów - maile, notatki, interesy, rozmowy, dokumenty, powiązania z firmami - przechodzi na kontakt główny.
• Wchłonięte kontakty są usuwane tak samo jak przy zwykłym usuwaniu (można je odzyskać przez 30 dni - zgłoś się do wsparcia, jeśli scalisz coś przez pomyłkę).

Opcja “Bezpiecznie”

Gdy zaznaczona, kontakt trafiający do scalenia jest pomijany, jeśli jego e-mail, telefon albo zewnętrzne ID różni się i koliduje z wartością już wypełnioną u kontaktu głównego - żeby scalanie przez pomyłkę nie nadpisało czyichś prawdziwych, różnych danych kontaktowych. Odznaczenie tej opcji łączy wszystkie zaznaczone kontakty bez tego sprawdzenia.

Masowe scalanie duplikatów po e-mailu

Gdy duplikatów po tym samym adresie e-mail jest dużo (np. po dużym imporcie albo długotrwałej synchronizacji z inną aplikacją), ręczne zaznaczanie ich po dwa jest niepraktyczne. Aplikacja CRM - powtórzone e-maile - wyszukiwanie i łączenie znajduje wszystkie takie grupy w koncie i scala je - z podglądem przed właściwym scaleniem i historią przebiegów.

Włączenie aplikacji

Aplikacja jest widoczna na liście Aplikacje oraz wprost w CRM → Ustawienia, w sekcji Integracje i dodatki - dopóki nie jest aktywna, kafelek ma wyszarzone tło i przycisk Aktywuj (dla administratorów konta).

Panel z licznikami

Od razu po otwarciu, bez uruchamiania żadnego przebiegu, aplikacja pokazuje:

• Powtórzone kontakty w koncie - liczbę kontaktów z powtórzonym e-mailem i liczbę grup adresów, a niżej listę najczęściej powtórzonych adresów (do 50) z linkami do kart kontaktów i do listy kontaktów przefiltrowanej po danym adresie. Ten panel odświeża się sam po każdym zakończonym scalaniu (nie po samym podglądzie) albo przyciskiem Odśwież.
• Powtórzone e-maile w klientach - to samo zestawienie dla klientów - wyłącznie informacyjnie, z linkami do kart klientów. Ta aplikacja klientów nie scala - duplikaty klientów łączysz ręcznie, patrz Porządek w bazie klientów.

Kiedy grupa NIE jest scalana

Do scalenia w grupie zawsze zostaje jeden kontakt (master) - najstarszy kontakt z zewnętrznym ID, a gdy żaden go nie ma, najstarszy w ogóle. Domyślnie:

• kontakty z zewnętrznym ID (np. założone przez integrację) nie są wchłaniane - grupa scala się tylko częściowo, a taki kontakt zostaje nietknięty. Checkbox Wchłaniaj też kontakty z external_id wchłania też je - ich zewnętrzne ID przepada (integracja może przy kolejnej synchronizacji założyć kontakt na nowo),
• gdy kontakty w grupie mają różne nazwiska (typowe dla wspólnej skrzynki obsługiwanej przez kilka osób), grupa jest pomijana ze statusem „Pominięte - różne nazwiska” - dopóki nie zaznaczysz Scalaj też grupy z różnymi nazwiskami. Puste nazwisko albo nazwisko równe adresowi e-mail nie liczy się jako konflikt. Różne telefony nigdy nie są konfliktem - trafiają do rekordu głównego jako dodatkowe dane.

Dodatkowo opcja Limit grup ogranicza przebieg do pierwszych N grup - przydaje się do próbnego scalenia na małej próbce, zanim puścisz cały zestaw.

Podgląd i scalanie

1. Ustaw opcje i kliknij Podgląd (nic nie zapisuje) - przebieg dry-run rozkłada każdą grupę na status: Do scalenia, Pominięte - różne nazwiska, Pominięte - same external_id albo Błąd, bez zapisywania czegokolwiek. Wynik widać w tabeli grup - kto zostaje, kto jest wchłaniany, kto zostaje osobno (z zewnętrznym ID) i jakie są uwagi (konflikt nazwisk, tracone ID).
2. Kliknij w kontakty (otwierają się w nowej karcie), żeby sprawdzić grupy budzące wątpliwości.
3. Zaznacz checkboxy przy wybranych grupach i kliknij Scal zaznaczone (N) - scala tylko zaznaczone adresy, z aktualnie ustawionymi opcjami (grupę „różne nazwiska” scalisz tylko z włączonym odpowiednim checkboxem, tak samo grupę „same external_id”). Albo Scal wszystkie grupy - scala od razu wszystkie grupy z przebiegu (po potwierdzeniu w oknie systemowym). Scalanie, tak jak podgląd, działa w tle - przebieg pollowany jest do zakończenia.
4. Po scaleniu wchłonięte kontakty znikają (tak jak przy zwykłym scalaniu), a master przejmuje ich historię, klientów i puste pola; dodatkowe adresy e-mail i telefony wchłoniętych kontaktów, których nie dało się wpisać wprost (bo master miał już swój e-mail), zostają zapisane przy nim jako dodatkowe dane.

Historia przebiegów

Panel Przebiegi po lewej stronie listuje wszystkie dotychczasowe podglądy i scalenia (tryb, status, data, kto uruchomił, liczby grup/scalonych/błędów). Kliknięcie w przebieg otwiera jego listę grup z filtrami po statusie (Wszystkie, Do scalenia, Scalone, Różne nazwiska, Same external_id, Błędy) oraz przyciskiem Logi z zapisem przebiegu wiersz po wierszu.

Gdy coś nie działa

System po kliknięciu Połącz kontakty nic nie scalił - patrz Połączyłem klientów albo kontakty, a nic się nie połączyło.